群发选错人、语言预设对不上、快捷回复插错模板，源头经常是联系人资料乱：没有标签、语言字段空着、同一个客户在两个号里各有一条互不相认。HelloGPT能按标签选群发名单、按资料里的语言翻译，前提是这两项你平时就在写。这一篇只写资料怎么建、标签怎么打、重复客户怎么处理。
先改一个习惯：新客户进线问完第一句有效信息，就补语言和一两个标签，不要等晚上再批量回忆。事后补的标签一定比当时打的脏。
一、资料里最少要有的几列
- 对方常用语言，和聊天预设保持一致
这一列空着，群发只能整批翻成同一种语言，私聊也只能靠猜。写实际会用来写信的语言，不是国籍。新加坡客户也可能固定用英语。改聊天预设时顺手改资料字段，两处一致。
- 市场或来源，便于按号分工
从哪条广告来、哪个站点来、哪个市场号接待，写成标签或来源。以后多开时按来源把人留在对应号，不把欧洲询盘转到泰语号上群发。
- 阶段标签，表示现在该说什么
询盘、已报价、已要地址、已付款、售后、勿扰。阶段决定快捷回复用哪一组，也决定能不能进下一轮活动群发。一个人同时贴满所有阶段，等于没有阶段。
- 不译字段：型号偏好、订单号、备注里的内部信息
订单号、内部成本、投诉记录放备注，并确保不会被群发变量拉出去。对外可见的只有你打算发的那些变量。备注写给自己看，标题写给人能搜索到。
二、标签怎么打才经得起群发
- 标签名短、互斥、能组合
“泰国+询盘+已报价”可以同时存在；“泰国”和“非泰国”不要打在同一个人身上。标签是筛选条件，不是日记。能用现有标签组合解决的，不要再造一个几乎同义的新标签。
- 勿扰和投诉单独成标，群发默认排除
明确说了不要活动、投诉过群发的人，打上排除标签。新建群发时先减掉这一组，再选市场。漏减一次，比少打一个祝福标签后果大。
- 活动标签要带期次或日期
“春节祝福2026”用完就停，不要和“可发节日问候”永久标签混成一个。过期活动标签停用，避免明年把旧文案发到已退订的人。
- 打标可以快，改标要有人看
谁都能给新客打“询盘”，但把人改成“已付款”或“勿扰”应是接待过的人。阶段标打错，群发和统计会一起错。
三、重复客户和多开串号
- 同一人出现在两个号里，先定哪个号为主接待
能合并联系人就合并，语言和阶段以主号为准。不能合并就在两个资料里互写“主号在某某实例”，以后只在主号群发。两边都群发，人会收到两份语言还可能不同的同一活动。
- 改了语言或阶段，主号先改，另一号按备注同步或不再使用
只改了一边，群发读到的仍是旧语言。多开不是两份可以长期打架的档案。
- 导入表格前先按号码或平台标识去重
表里同一号码两行、语言还不同，导入后预设会随机。去重时以最近一次真实对话用的语言为准。
- 测试号、自己号、同事号打上测试标，永远排除出客户群发
试发名单和客户名单混用一次，客户会收到“测试一下译文”。测试标是资料整理里最便宜的保险。
四、日常维护，让资料不要烂掉
- 成交或明确拒绝当天改阶段
不要靠月底回忆。已付款还留在“询盘”里，会被下一轮开发群发打到。拒绝了还留在“可发活动”里，投诉会来。
- 语言判断错了，改资料并改当前聊天预设
对方纠正“请用英语”时，两处一起改。只改窗口、不改资料，下次群发仍走旧语言。
- 定期抽出长期无回复的人，降频或移出活跃群发池
不是删除对话，是从高频名单拿掉。名单越干净，额度越花在会回的人身上。
- 导出备份时注意里面有电话和聊天相关标识
资料表是业务资产也是敏感信息。导出后按公司规则存放，不要丢进公开网盘当普通表格。清理离职人员电脑上的导出文件。
联系人资料是群发、语言预设、快捷回复共用的底板。语言、阶段、市场、勿扰这几列写对，后面的功能才知道人是谁、该说哪种话、该不该再打扰。进线就补、阶段当天改、多开定主号、群发先排除，整理工作才不会变成每次群发前的抢救。资料稳了，翻译只负责把已经决定好的话变成对方的语言。